Không gian văn phòng chia sẻ là một cách kinh doanh ngày càng phổ biến hiện nay, mang đến một cách tiếp cận linh hoạt và tiết kiệm chi phí hơn cho văn phòng truyền thống. Trong mô hình này, mọi người từ các công ty khác nhau cùng nhau chia sẻ một không gian văn phòng, với mỗi công ty thuê với một phần nhỏ trong tổng chi phí. Lợi ích của văn phòng chia sẻ bao gồm tăng cường cộng tác giữa các nhóm, cũng như giảm chi phí chung khi so sánh với việc thuê và duy trì một không gian văn phòng chuyên dụng.

Văn phòng chia sẻ cũng có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cá nhân và nhóm. Với các tính năng như phòng họp riêng, sảnh tiếp khách ấm cúng, nội thất tiện dụng và công nghệ hiện đại, mọi người đều có quyền sử dụng các tiện nghi cần thiết khi làm việc trong môi trường của riêng mình. Ngoài ra, các công ty có thể hưởng lợi từ việc được bao quanh bởi các doanh nhân khác, những người cung cấp các cơ hội kết nối có giá trị và sự hợp tác tiềm năng.

Lợi ích khi thuê văn phòng chia sẻ

Văn phòng chia sẻ là một cách tuyệt vời để tăng năng suất và sự hợp tác tại nơi làm việc. Bằng cách cung cấp không gian để nhân viên làm việc cùng nhau, các doanh nghiệp có thể cải thiện giao tiếp và hiệu quả đồng thời cung cấp một không gian làm việc sáng tạo.

Với văn phòng chia sẻ, doanh nghiệp có thể hưởng lợi từ việc cải thiện tính năng động của nhóm, sắp xếp công việc linh hoạt và các giải pháp tiết kiệm chi phí.

Văn phòng chia sẻ mang đến cho các nhóm cơ hội lên ý tưởng và cộng tác trong các dự án hiệu quả hơn bao giờ hết. Làm việc cùng nhau trong một không gian khuyến khích giải quyết vấn đề sáng tạo đồng thời cải thiện giao tiếp giữa các nhân viên.

Kiểu thiết lập này cho phép đồng nghiệp tương tác ở cấp độ cao hơn so với khi họ làm việc một mình hoặc trong các phòng riêng biệt. Ngoài ra, nó khuyến khích đồng nghiệp phát triển các mối quan hệ tạo ra môi trường tin cậy và tôn trọng – cuối cùng dẫn đến sự hài lòng trong công việc cao hơn cho mọi người tham gia.

Các vấn đề thường gặp với Văn phòng dùng chung

Không gian văn phòng chia sẻ ngày càng trở nên phổ biến như một giải pháp cho các doanh nghiệp muốn tiết kiệm tiền và tăng cường hợp tác. Tuy nhiên, có một số vấn đề phổ biến mà các doanh nghiệp nên lưu ý trước khi đăng ký một không gian văn phòng chia sẻ.

Vấn đề đầu tiên là quá tải. Nếu có quá nhiều người được đặt trong cùng một không gian, điều đó có thể dẫn đến sự phân tâm và khó tập trung vào các nhiệm vụ đang diễn ra. Ngoài ra, các khu vực dùng chung như phòng hội nghị hoặc phòng nghỉ có thể trở nên quá đông đúc, dẫn đến điều kiện làm việc không thoải mái và khả năng tiếp cận vật tư hoặc thiết bị bị hạn chế.

Một vấn đề phổ biến khác với văn phòng chia sẻ là vấn đề riêng tư. Với rất nhiều người chia sẻ một không gian, có thể khó bảo mật thông tin bí mật hoặc đảm bảo rằng nhân viên có đủ không gian cá nhân khi họ cần. Điều quan trọng đối với các chủ doanh nghiệp là xem xét những rủi ro về quyền riêng tư tiềm ẩn này có thể ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động của họ trước khi cam kết sắp xếp văn phòng chia sẻ.

Mẹo để làm cho một không gian chung hoạt động

Chia sẻ không gian văn phòng có thể là một cách tuyệt vời để tiết kiệm tiền và đưa những ý tưởng mới vào nơi làm việc. Nhưng điều quan trọng là phải tuân theo một số nguyên tắc cơ bản để đảm bảo rằng mọi người đều cảm thấy thoải mái và làm việc hiệu quả. Dưới đây là một số mẹo để làm cho một văn phòng chia sẻ hoạt động:

Đầu tiên, thiết lập các quy tắc cơ bản và kỳ vọng ngay từ đầu thỏa thuận của bạn. Mọi người nên có cùng hiểu biết về cách sử dụng không gian, thời điểm mọi người có thể tiếp cận không gian, mức độ tiếng ồn, tiêu chuẩn sạch sẽ, v.v. Việc thiết lập một hệ thống liên lạc để chia sẻ thông tin về việc ai đang sử dụng thiết bị hoặc vật tư gì cũng rất hữu ích. rằng mọi người có thể ở lại tổ chức.

Thứ hai, tạo không gian làm việc riêng cho từng người để tất cả các bạn đều có khu vực riêng tư, nơi bạn có thể tập trung vào nhiệm vụ của mình mà không bị người khác làm phiền.

Cân nhắc để thiết lập thành công

Việc thiết lập thành công văn phòng chia sẻ đòi hỏi phải suy nghĩ và lập kế hoạch cẩn thận. Nhân viên phải cảm thấy thoải mái và làm việc hiệu quả trong không gian mà họ chia sẻ, đồng thời phải tính đến các giao thức an toàn, các biện pháp giữ khoảng cách vật lý và các cân nhắc khác.

Khi thiết lập không gian làm việc chung, điều quan trọng là phải xem xét mỗi nhân viên cần bao nhiêu không gian. Nếu có thể, mỗi nhân viên nên có bàn làm việc hoặc khu vực làm việc riêng để cung cấp đủ chỗ cho họ làm việc thoải mái mà không cảm thấy chật chội hoặc chật chội. Cách bố trí của văn phòng cũng phải là yếu tố trong bất kỳ giao thức sức khỏe nào, chẳng hạn như các biện pháp giữ khoảng cách vật lý giữa các nhân viên hoặc mô hình luồng giao thông một chiều. Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng có những khu vực riêng biệt để ăn uống và nghỉ ngơi cũng như nhiều lựa chọn lưu trữ cho các vật dụng cá nhân.

Quyền riêng tư và sự tôn trọng trong không gian chung

Đảm bảo quyền riêng tư và sự tôn trọng trong không gian công cộng là một vấn đề ngày càng quan trọng đối với những người sử dụng văn phòng chia sẻ. Cho dù đó là quán cà phê, không gian làm việc chung hay bất kỳ khu vực mở nào khác nơi mọi người cùng nhau làm việc, thách thức đảm bảo mọi người cảm thấy thoải mái và được tôn trọng có thể rất khó khăn.

Bằng cách thực hiện các giao thức đơn giản như kiểm soát tiếng ồn, gọi điện thoại riêng, chỉ tham gia vào các cuộc trò chuyện tôn trọng và lưu ý đến đồ đạc cá nhân và ranh giới không gian; các cá nhân có thể đảm bảo rằng họ đang tạo ra một môi trường an toàn và hiệu quả cho phép tất cả người dùng phát triển.

Tạo ra một nền văn hóa làm việc thân thiện bắt đầu bằng việc hiểu cách tôn trọng ranh giới của người khác – cả về thể chất và tâm lý. Việc thiết lập các quy tắc cơ bản chung giữa các đồng nghiệp cũng như các chính sách lớn hơn do ban quản lý/chủ sở hữu đặt ra nên được thực hiện trước khi sử dụng văn phòng chia sẻ để mọi người biết những gì họ mong đợi.

Suy luận là một công cụ mạnh mẽ tại nơi làm việc hiện đại, đặc biệt là khi nói đến không gian văn phòng chia sẻ. Khi nhân viên ngày càng rời xa các văn phòng riêng lẻ và đến các không gian làm việc hợp tác, khả năng suy luận các thông điệp và mẫu hành vi tinh tế của họ có thể rất cần thiết trong việc tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả. Suy luận cho phép đồng nghiệp hiểu chính xác hơn ý định và hành động của nhau mà không cần phải trực tiếp nói ra, điều này có thể tiết kiệm thời gian và năng lượng mà nếu không sẽ bị lãng phí vào những cuộc trò chuyện hoặc hiểu lầm không cần thiết.

Một nhân viên sử dụng suy luận một cách chính xác có thể tạo ra tất cả sự khác biệt trong một không gian làm việc thành công. Bằng cách đọc giữa những điều đồng nghiệp đang nói và làm, họ có thể xác định các xu hướng hoặc vấn đề chính giữa các đồng nghiệp của họ có thể đóng vai trò là giải pháp tiềm năng để có năng suất hoặc cộng tác tốt hơn. Loại phân tích này giúp các nhóm chủ động trong việc giải quyết vấn đề thay vì phản ứng bằng cách tránh các vấn đề không cần thiết trước khi chúng phát sinh.